Möten mellan människor sker sällan spontant. Tvärtom är ett lyckat möte ofta ett resultat av noga planering, administration och investeringar som kanske pågått under en längre tid, eller i vilket fall en viss period innan.
Det man bör tänka på är dock att själva mötet i sig bör upplevas som spontant för att få önskad effekt och bidra med kommunikation och arbetsmoral. Ett möte som upplevs som för välplanerat blir lätt kontraproduktivt och fyller sällan sitt syfte på ett bra sätt.